Tổ chức lệnh công việc rõ ràng
Thống nhất thông tin từ lúc ghi nhận đến khi hoàn thành.
Một công việc cần một phạm vi rõ.
Người nhận việc cần hiểu vấn đề, thiết bị hoặc khu vực liên quan và kết quả cần đạt. Phân biệt hiện tượng được quan sát với nguyên nhân đã được xác định; không biến giả định ban đầu thành kết luận trong hồ sơ.
Làm rõ ai phối hợp và ai xác nhận.
Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện, đầu mối phối hợp và cách báo cáo kết quả. Khi công việc cần chuyên môn hoặc phê duyệt riêng, ghi rõ điều kiện đó trước khi bắt đầu.
Giữ việc chuẩn bị cùng bối cảnh công việc.
Tài liệu hướng dẫn, vật tư và thời gian dự kiến nên được tập hợp để người thực hiện không phải tìm lại ở nhiều nơi. Các điều kiện tiếp cận thiết bị và quy trình an toàn của đơn vị cần được kiểm tra trước thao tác.
Ghi lại điều đã thực hiện.
Mô tả thao tác, hiện trạng sau xử lý, vật tư và thời gian thực tế. Nếu còn vấn đề cần theo dõi, nêu rõ bước tiếp theo. Một hồ sơ hoàn tất cần giúp người khác hiểu công việc mà không phải hỏi lại toàn bộ.
Dùng lịch sử để chuẩn bị tốt hơn.
Rà soát công việc lặp lại, lý do chậm và các thông tin thường bị thiếu. Chọn một thay đổi nhỏ về biểu mẫu, hướng dẫn hoặc cách phối hợp, rồi theo dõi kết quả ở kỳ tiếp theo.
Bắt đầu từ nhu cầu của bạn.
Một tình huống cụ thể là điểm bắt đầu cho cuộc trao đổi hữu ích.
Trao đổi tình huống của bạn